وحدة المشتريات:
توفر وحدة المشتريات السيطرة الكاملة على أنشطة الشراء وذلك بأرتباط جميع عملية الشراء. حيث تتكامل وحدة المشتريات مع مراقبة المخزون والانتاج و وحدة التخطيط.
إن عملية الشراء لا تتبع سلسلة محددة من الخطوات. بالنسبة للمنشآت التي تحتاج إلى شراء مواد من مختلف البائعين تجد وحدة الشراء في نظام 10Soft بها مميزات عديدة تسهل جميع عمليات الشراء.
وظائف وحدة المشتريات :
- المحافظة على الموردين: من خلال ملف الموردين و الذي يحوي على كافة التفاصيل الخاصة بالموردين.
- المحافظة على الموردين في مجموعات: لهذا لدينا ملف مجموعة الموردين والذي يحتوي على تفاصيل مثل الاسم والرمز والوصف.
- التعامل مع العميل كمورد: يمكن من خلال نظام 10Soft أن يكون المورد هو نفسه البائع لنفس الشركة بحيث يتم استخدام نفس بيانات العميل من وحدة المبيعات لشراء المواد.
- اعداد طلب الشراء: يتم اعداد طلب شراء للمواد المراد شراؤها مع تحديد الكميات و جميع المواصفات للمواد.
- اصدار أمر الشراء: في حال تمت الموافقة على عرض السعر للمواد المراد شراؤها, يتم اعداد أمر الشراء. و أحيانا يتم اعتماد عرض السعر مباشرة كأمر شراء. يتم تحديد هذه الآلية حسب سياسة المشتريات المتبعة في المنشآة.
- فاتورة المشتريات: بعد اصدار أمر الشراء، يتم إنشاء فاتورة المشتريات. كما يمكن اصدار فاتورة المشتريات مباشرة حسب سياسة المشتريات المتبعة في المنشآة.
- انشاء عدد من فواتير المشتريات: يمكن إنشاء عدة فواتير المشتريات من أمرشراء واحد. يمكن القيام بذلك من خلال ثلاث طرق
- (1) يمكن اصدار فاتورة المشتريات واستلام المواد في نفس الوقت
- (2)يمكن اصدار فاتورة المشتريات أولا ثم يمكن إصدارسند الاستلام يدويا
- (3) اصدار سند الاستلام أولا بطريقة يدوية و من ثم اصدار فاتورة المشتريات لسند الاستلام الذي تم اصداره.
- مردودات المشتريات: بعض المنشآت ترجع المواد التي تم شراؤها. من أجل ذلك يوفر نظام 10Soft امكانية إصدار "سند عودة المشتريات" .
- يمكن أن يتم ذلك بطريقتين:
- (1) اصدار سند "مردودات المشتريات" يدويا و من ثم اصدار "سند الاخراج من المستودع" يدويا بعد أن تتم الموافقة على اعادة المشتريات و
- (2) اصدار سند "الموفقة على عودة المشتريات" ومن ثم اصدار سند "مردودات المشتريات" يدويا و اصدار "سند الاخراج من المستودع" .
- التعديل على أوامر المشتريات: يوفر نظام 10Soft امكانية اجراء تعديلات على أوامر الشراء التي تم الموافقة عليها مسبقا من خلال توفير واجهة تطبيق يمكن للمستخدم من خلالها إجراء التعديلات في أوامر المشتريات التي لم يتم تسليمها بعد.
- سند التكاليف المباشرة: يتم اصدار هذا السند عند الحاجة الى اضافة تكاليف إلى أمر الشراء أو فاتورة المشتريات على المواد التي يتم شراؤها مثل الجمارك والنقل و غيرها.
- الشراء اللحظي: لمعرفة المواد التي تتطلب شراء فوري نظرا لقلة الكميات المتاحة في المستودع . وبالتالي تستخدم وظيفة "إنشاء أمر شراء".
- سندات الائتمان: من خلال وحدة المشتريات في نظام 10Soft يمكن للشركة تسجيل جميع الإجراءات المتعلقة بسندات الائتمان ، بالإضافة إلى الرصد الدقيق لتكلفة كل بند من بنود المشتريات اضافة الى تكاليف والشحن التسليم لتوزيع النفقات مما يمنح المنشآت تنظيم عملية الائتمان.
- حساب تكاليف الشحن: تعمل وحدة المشتريات في نظام 10Soft الى أرتباط عملية احتساب تكلفة الشحن على أساس سندات استلام شحنة المخزون من البائعين و تكاليف سندات الائتمان LC.
مزايا وحدة المشتريات:
- نظام متكامل لادارة المشتريات والموردين: يستطيع المستخدم لنظام 10Soft ادارة جميع المستندات الضرورية للمشتريات من عروض الأسعار وأوامر الشراء والفواتير والمردودات مع امكانية تصنيف معلومات الموردين وإمكانية تحديثها وتقييم تعاملاتهم بفاعلية و كفاءة.
- الدقة و المرونة: يمنح نظام 10Soft المرونة للمستخدم في تهيئة البرنامج بما تعتمده المنشأة في احتساب التكاليف و مصاريف الشراء و احتساب التكلفة الفعلية للشراء بعدة خيارات لتوزيع التكاليف على الأصناف اضافة الى معالجة طلبات الشراء وإصدار أوامر الشراء بدقة ومرونة.
- التحليل و اتخاذ القرارت الايستراتجية: يدعم نظام 10Soft ادارة المنشآت على تحليل عروض أسعار الموردين وفق أنظمة المنشأة أو معلومات المناقصات و عمل التأثير الآلي على المخازن والحسابات بجميع العمليات أو بحسب إجراءات الشراء. كما يدعم نظام 10Soft معالجة , و متابعة كافة أنواع الاعتمادات الداخلية والخارجية.
- يدعم استيراد وتصدير الحسابات والاصناف: يوفر نظام 10Soft سهولة استيراد و تصدير جميع أمور المشريات الى وحدات النظام الأخرى مثل المالية و المبيعات و المخزون. مما يوفر إحكام الرقابة على عمليات الشراء من خلال تشكيلة متنوعة من التقارير.