الأدوات
من الجوانب الضرورية جدا في أي نظام هو شريط الأدوات، اضافة الى جميع الأدوات الهامة التي تكونمطلوبة في كثير من الأحيان لإعداد و اصدار أي وثيقة. تم اعداده نظام 10Soft، ليوفر لك كل الأدوات اللازمة للعمل من اجل أتمتمة جميع العمليات و ربط الإجراءات و الموافقات بين أقسام و إدارات المنشآة.
في نظام 10Softفان شريط الادوات يستخدم عادة في كل وثيقة و مستند. هناك العديد من الخيارات المتاحة فيه مثل:
| اضافة الى قائمة الإشارات المرجعية |
طباعة بطاقة الأسعار |
طباعة بطاقة أسعار المواد |
| إدارة القالب |
التكرار |
ضريبة / لا ضريبة |
| عكس المستند |
مستندات ذات الصلة |
"ايقاف" / "تحرير" الحركة |
| التنسيب إلى منح/الغاء حق التعديل لـ |
مراجعة نشاط المستخدمين |
|
نظرة سريعة على "الأدوات" في نظام 10Soft
- "إضافة إلى"/" حذف من" قائمة الإشارات المرجعية:يعملهذا الخيار على إضافة/حذف السجل الحالي أو الشاشة من قائمة الإشارات المرجعية في النظام. بحيث يمكن للمستخدم فتح هذا السجل/الشاشة مباشرة من خلال الضغط على قائمة الإشارات المرجعية في الشاشة الرئيسية.
- التكرار:يعمل زر التكرار على إنشاء سجل جديد أو مستند مماثل إلى السجل الحالي أو مستند جديد يفتح في نفس الشاشة. بحيث يسمح خيارالتكرار بنسخ جميع المعلومات من مصدر السجل ويسمح للمستخدم أن يقوم بالتغييرات المطلوبة في المستند الجديد قبل الحفظ مما يخفظ الوقت والجهد.
- مراجعة نشاط المستخدمين:عادة يكون من المفيد استعراض الأنشطة التي قام بها المستخدمين على السجلات و المستندات، اذ انها تعتبر ملخص للعمليات والأنشطة من قبل المستخدمين في النظام كافة حسب الصلاحيات و الموافقات الممنوحة.
- "إيقاف"/"تحرير" الحركة:يوفر نظام 10SOFT للمستخدم المرونة و السهولة في ضبط حركات السجلات من خلال فقط تعيين "إيقاف" أو "تحرير" الحركة للسجل الذي تمّ اختياره.
- منح/الغاء حق التعديل للمستخدم/للمجموعة:الخيار الأول يمنح صلاحيات التعديل على السجل/المستند الحالي من قبل المستخدم الحالي أو مجموعة من المستخدمين الحاليين. أما الخيار الثاني يهدف ذلك إلى تقييد صلاحية التعديل للسجل الحالي من قبل المستخدم الحالي، أو مجموعة من المستخدمين الحاليين.
- تعيين/حذف كنموذج مستخدم/حالي:يظهر بعد إدخال البيانات يمكن للمستخدم حفظ قيم التحكم هذه كنموذج افتراضي اما للمستخدم الحالي أو كنموذج عام لمجموعة من المستخدمين.
- إعادة تحديد كلمة المرور:يتم اعادة تحديد كلمة المرور من خلال ظهور رسالة "نجاح عملية اعادة تحديد كلمة المرور".
- طباعة بطاقات السعر:يظهر هذا الخيار فقط في شاشة "ملف المخزون". يتم استخدامها لطباعة بطاقات السعر للمادة الذي تم اختياره في جهاز الطابعة المحددة. حيث يعمل النظام على فتح شاشة إضافية يتم فيها تحديد السعر و إضافة تعليقات أو ملاحظات معيّنة على البطاقة. كما يوفر النظام للمستخدم إمكانية اختيار شكل التقرير لاستخدامه لتسميات الطباعة.
- طباعة بطاقة المواد مع الأسعار:يتمفي هذه البطاقة طباعة الباركود وغيرها من المعلومات التي يجب أن تكون مرفقة إلى المنتج للعديد من المستندات التي تتعلق بالمستودعات مثل مستند إستلام المخزون، مستند اصدار المخزون، فاتورة المبيعات، فاتورة المشتريات،... الخ.
- إدارة القوالب: يسمح نظام 10SOFTبتحديد قالب المستند اما أن يكون قالب إفتراضي للمستخدم أو قالب عمومي. هذه الطريقة سوف توفر الوقت خلال انشاء مستند جديد لأنها تغير القوالب التي تم إنشاؤها مسبقاً.
- لا ضريبة/ضريبة:عند اختيار "لا ضريبة" سيتم إزالة أي ضريبة من الضرائب المطبّقة على هذا البند، في حين أنّ خيار "الضريبة" له تأثير عكسي حيث يتم تطبيق الضريبة على هذا المستند حتى لو لم يتم تنفيذ أي ضريبة سابقة.
- عكس المستندات:يتم عكس المستندات من أجل إلغاء تأثير ترحيل المستندات. المستندات التي يمكن تطبيق هذا الخيار عليها هي: فاتورة المبيعات، وفاتورة المشتريات،و إدخال القيود اليومية ، وفتح مستندات الإدخال. حيث يسمح نظام 10SOFT بعكس فاتورة المشتريات الى مردودات المشتريات و عكس فاتورة المبيعات الى مردودات المبيعات.
- مستندات ذات الصلة:مثلا إذا كان لديك فاتورة مبيعات تمّ انشائها من طلب المبيعات يمكنك بعد ذلك فتح فاتورة المبيعات من المستندات ذات الصلة بطلب المبيعات، والعكس صحيح. يقوم النظام بعرض قائمة من المستندات ذات الصلة بالمستندات الحالية.
- ارسال مستند لطلب موافقة:يتم إرسال المستندات التي تحتاج إلى موافقة شخص مما يمكن الشخص المطلوب منه الموافقة الاطلاع على هذه المستندات في قائمة " مستنداتي التي تحتاج إلى موافقة". إذا كان الشخص المطلوب منه الموافقة هو نفسه المستخدم المسجل بالدخول عنده يمكنه الموافقة مباشرة على المستندات.
- احضار المادة من الفاتورة:إن خيار "الحصول على المادة من الفاتورة" مفيد للحصول على اي مادة من الفاتورة وإدراجها في جدول الشحن في "خطاب الاعتماد". يتوفر هذا الخيار في خانة الشحن إذا كانت المادة التي يتم شحنها يمكن ان تتغير.
- انشاء سند استلام المخزون:هذا الخيار مفيد لإنشاء سند استلام المخزون للمواد التي يتم شحنها و التي تكون مسّجلة في الفاتوة او في "خطاب الاعتماد. حيث يقوم النظام تلقائيا بإضافة المادة في الفاتورة او في أو خطاب الاعتماد في سند استلام المخزن مما يوفر سرعة و سهولة للمستخدم في اصدار سندات استلام المخزون. خطاب الاعتماد.
- إضافة الورديات الدّوارة:يعمل نظام 10SOFT على "إضافة الورديات الدّوارة" المنبثقة بمجرد الضغط على هذه الخيار في زر الأدوات في شريط الأدوات الفرعي. حيث يتم ادراج الموظف الذي تمّ اختياره في جدول الحضور و الانصراف مباشرة.
- تبادل الموظفيين:من خلال الضغط على هذا الخيار في زر الأدوات في شريط الأدوات الفرعي يتم تحديد التاريخ من-الى فترة التبادل مع تحديد اسماء الموظفين و الحقوق التي ستمنح للموظف البديل خلال فترة العمل بالدورية و يتم ادراج جميع التفاصيل مباشرة في جدول الحضور و الانصراف للموظفيين البدلاء.